Download miễn phí chuyên đề tốt nghiệp: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex dành cho các bạn sinh viên đang làm báo cáo tốt nghiệp, chuyên đề tốt nghiệp về Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex được kham khảo từ báo cáo tốt nghiệp đạt điểm cao hy vọng giúp cho các bạn khóa sau có thêm tài liệu hay để làm bài báo cáo thực tập của mình
Các bạn sinh viên đang gặp khó khăn trong quá trình làm báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp, nếu cần sự hỗ trợ dịch vụ viết bài trọn gói, chất lượng các bạn liên hệ qua SDT/Zalo :0973287149
PHỤLỤC6:CÁCĐỀTÀI BÁO CÁO THỰC TẬP THUỘCLĨNHVỰCHỆTHỐNGTHÔNGTINKẾTOÁN
1.Đềtàigợiý
+ Đề tài tốt nghiệp thuộc lĩnh vực Hệ thống thông tin kế toán không bị giới hạn loại hình đơn vị thực tập. Sinh viên có thể thực tập trong các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, tài chính, ngân hàng hay đơn vị hành chính sự nghiệp. Sinh viên cũng có thể thực tập tại các công ty sản xuất-tư vấn triển khai phần mềm kế toán, phần mềm ERP và các công ty kiểm toán.
+ Phạm vi tìm hiểu tại đơn vị thực tập bao gồm các vấn đề:
- Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa vTìm hiểu về kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa
- Việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp
- Phân tích các chu trình kế toán
- Đánh giá phần mềm kế toán
- Kiểm toán trong môi trường tin học hóa
- Quy trình triển khai phần mềm kế toán, phần mềm ERP
Sau đây là một số đề tài gợi ý để tham khảo
+Nhómđềtàiliênquanđến phân tích chu trình kế toán:
Phân tích chu trình doanh thu trong điều kiện tin học hóa tại công ty ABC và các giải pháp hoàn thiện
Phân tích chu trình chi phí trong điều kiện tin học hóa tại công ty ABC và các giải pháp hoàn thiện
Phân tích chu trình sản xuất trong điều kiện tin học hóa tại công ty ABC và các giải pháp hoàn thiện
+Nhómđềtàivềtổchứccông tác kế toán trong điều kiện tin học hóa
Đánh giá phần mềm kế toán X đang được sử dụng tại công ty ABC và các đề xuất hoàn thiện phần mềm
Đánh giá quy trình lựa chọn, triển khai sử dụng phần mềm kế toán X và các đề xuất tăng tính hữu hiệu, hiệu quả trong việc ứng dụng phần mềm kế toán tại công ty ABC.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty ABC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
Xây dựng các chính sách kế toán và quy trình xử lý nghiệp vụ tại công ty ABC trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán.
Hoàn thiện bộ máy kế toán và phân quyền truy cập hệ thống tại công ty ABC trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.
Đánh giá và hoàn thiện phần mềm kế toán tại bệnh viện/ trường học XYZ (hoặc đơn vị sự nghiệp có thu XYZ)
+NhómđềtàivềERP
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống ERP tại công ty ABC
Phân tích, đánh giá và hoàn thiện quy trình triển khai ERP tại công tyABC + Nhóm đề tài về kiểm soát nội bộ:
Đánh giá hoạt động kiểm soát hệ thống kế toán trong điều kiện tin học hóa tại công ty ABC
Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm kế toán X và các đề xuất tăng cường tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ tại công ty ABC
Phân tích và đánh giá các tính năng kiểm soát hệ thống của phần mềm ERP Z
Tìm hiểu và đánh giá quy trình kiểm toán hệ thống thông tin kế toán tại công ty ABC
Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị hành chính sự nghiệp XYZ (chi cục thuế, trường học, bệnh viện, …) trong điều kiện tin học hóa.
2.Minhhoạđềcươngchitiết1đềtài
Sinh viên :
Lớp :
Khoá :
Đềtài : HoànthiệnkiểmsoátnộibộtrongchutrìnhdoanhthutạicôngtyABCtrongđiềukiệntinhọchóacôngtáckếtoán
Lờimởđầu:Trình bày chi tiết ý nghĩa, tầm quan trọng, tính cấp thiết của đề tài, lý do chọn đề tài, phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu.
Chương1:Giớithiệuvềđơnvịthựctập
1.1 Giới thiệu chung về đơn vị thực tập 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Quymô đơn vị
1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh 1.2.1 Ngành nghề kinh doanh
1.2.2 Đối tượng sản xuất kinh doanh 1.2.3 Định hướng phát triển
1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh 1.3.1 Bộ máy quản lý
1.3.2 Tổ chức công tác kế toán 1.3.3 Đặc điểm ứng dụng tin học
Chương2:Cơsởlýluận
Tổng quan về kiểm soát nội bộ và kiểm soát trong môi trường máy tính Kiểm soát nội bộ theo COSO
Báo cáo COSO 2012 ERM
Kiểm soát trong môi trường máy tính Rủi ro trong môi trường máy tính COBIT
Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng Chu trình doanh thu
Giới thiệu về chu trình kế toán
Các hoạt động trong chu trình doanh thu
Kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu trong điều kiện tin học hóa Rủi ro và mục tiêu kiểm soát trong chu trình doanh thu
Các hoạt động kiểm soát
Chương3:TìnhhìnhthựctếKiểmsoátnộibộtrongchutrìnhdoanhthutạicôngtyABCtrongđiềukiệntinhọchóa
3.1 Giới thiệu về hệ thống KSNB tại công ty ABC 25
3.2 Chu trình doanh thu tại công ty ABC
(Mỗi hoạt động cần trình bày chi tiết: Yêu cầu thông tin, quyết định quản lý, các nguồn lực- sự kiện theo mô hình REAL, hệ thống chứng từ, quy trình xử lý nghiệp vụ, các sơ đồ dòng dữ liệu, lưu đồ chứng từ, mẫu biểu chứng từ, sổ, báo cáo có liên quan)
3.2.1 Hoạt động xử lý đặt hàng của khách hàng 3.2.2 Hoạt động xuất giao hàng
3.2.3 Hoạt động ghi nhận nợ 3.2.4 Hoạt động thanh toán
3.3 Rủi ro và các thủ tục kiểm soát hiện có trong chu trình doanh thu tại công ty ABC trong điều kiện tin học hóa
3.3.1 Mục tiêu kiểm soát 3.3.2 Rủi ro
3.3.3 Hoạt động kiểm soát 3.3.4 Kiểm soát chung 3.3.5 Kiểm soát ứng dụng
Chương4:Nhậnxét-kiếnnghị
4.1 Nhận xét về tính hữu hiệu- hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu tại công ty ABC trong điều kiện tin học hóa
4.2 Kiến nghị:
Kếtluận:
4.2.1 Kiến nghị về việc xây dựng các chính sách- thủ tục- quy trình nhằm tăng cường tính hữu hiệu- hiệu quả của KSNB trong chu trình doanh thu tại công ty ABC.
4.2.2 Kiến nghị về kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán và cho phần mềm kế toán đang được sử dụng tại công ty ABC
Trình bày tóm tắt đề tài, các kết quả đạt được và điều kiện thực hiện các giải pháp.
Phụlục
Tàiliệuthamkhảo
Xem Thêm ==> Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
I. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
-
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
- Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh Liên Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Đà Nẵng. Với một xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
- Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất – xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng được sáp nhập với chi nhánh Textimex Đà Nẵng theo quyết định số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy tên là chi nhánh Vinatex Đà Nẵng.
- Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất – xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất – xuất nhập khẩu dệt may Đà Nẵng” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 3203000715 ngày 08/08/2005.
- Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty Vinatex Đà Nẵng.
- Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
- Tên giao dịch quốc tế: Danang Textile And Garment Manufacturing Import Export Joint Stock Company
- Tên viết tắt: Vinatex thành phố đà nẵng
- Trụ sở chính: 25 Trần Quý Cáp- Quận Hải Châu- Tp.Đà Nẵng
-
Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc
- Tổng Giám Đốc: Là người điều hành, phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quyết định tổ chức bộ máy quản lí trong chi nhánh, đảm bảo hoạt động có hiệu quả; chịu trách nhiệm báo cáo trước Hội đồng quản trị.
- Phó Tổng Giám Đốc: Là người chỉ đạo cụ thể cho từng đơn vị trong lĩnh vực phụ trách tiến hành công việc cho phù hợp với hệ thống chất lượng; nắm tình hình sản xuất của các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc, giải quyết ngay những khó khăn trong quá trình sản xuất.
- Ban quản chất lượng ISO 9001-2000: Theo dõi phân tích đánh giá hoạt động quản trị chất lượng và đề xuất cải tiến các lĩnh vực hoạt động của công ty; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc và đại diện lãnh đạo công ty.
- Các đơn vị sản xuất
- Các xí nghiệp may I, IIA, IIB, III, IV: Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất cho các đơn hàng công ty giao.
- Nhà may Phù Mỹ tại tỉnh Bình Định: Được thành lập theo quyết định số 558/QĐ-TCHC ngày 18 tháng 09 năm 2003 của Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam; chủ động cân đối năng lực sản xuất, thực hiện các đơn đặt hàng do công ty giao và tự tìm kiếm, khai thác nhằm hoàn thành các kế hoạch sản xuất.
- Xưởng thêu tự động: Có hệ thống thêu tự động phục vụ công đoạn hoàn thiện sản phẩm.
- Các phòng ban:
- Phòng kinh doanh: Phụ trách việc kinh doanh thị trường trong nước; quản lí các đơn đặt hàng gia công, xuất khẩu; thực hiện các thủ tục giao nhận; hải quan… để nhập khẩu nguyên phụ liệu và xuất khẩu hàng hoá; đàm phán, giao dịch với các nhà cung cấp, khách hàng từ khâu ký kết hợp đồng đến thực hiện, thanh lý hợp đồng.
- Phòng tổ chức hành chính: Ttổ chức quản lý nhân sự, nghiên cứu đề xuất với Giám Đốc trong việc bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, tổ chức bộ máy lao động phù hợp với yêu cầu của sản xuất, giải quyết các chế độ chính sách, thực hiện công tác quản trị hành chính, văn thư, y tế, thanh tra, bảo vệ.
- Phòng Tài chính, Kế toán: Quản lý theo dõi, thực hiện công tác tài chính kế toán tại đơn vị, tham mưu cho giám đốc công ty về hiệu quả tài chính trong các dự án đầu tư. Theo dõi tình hình biến động, sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý, cơ quan thuế…
- Phòng kỹ thuật công nghệ: Chịu trách nhiệm về công tác vận hành thiết bị, thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, phù hợp với khả năng của công ty, điều hành tiến độ sản xuất đúng kế hoạch.
- Phòng quản lý chất lượng (QA): Có trách nhiệm kiểm soát chất lượng cho toàn bộ các đơn hàng từ đầu vào (các nguyên phụ liệu) đến đầu ra (thành phẩm).
- Phòng kế hoạch thị trường: Hoạch định kế hoạch sản xuất phù hợp với năng lực của cả công ty và của từng đơn vị trực thuộc; tham gia đàm phán, soạn thảo và tổ chức thực hiện các đơn hàng gia công theo hợp đồng đã ký; tham gia hoạch định kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm cả sản phẩm FOB và nội địa.
- Các đơn vị kinh doanh
- Trung tâm TM dệt may: tổ chức quản lý cửa hàng, thực hiện kinh doanh thương mại cho đối tượng khách hàng trong nước về các sản phẩm quần áo may mặc thời trang.
- Trung tâm KD điện và điện lạnh: Bán các loại máy may và các thiết bị thuộc ngành may.
2.2. Đặc điểm hoạt động của công ty
2.2.1. Qui trình công nghệ của sản phẩm may:
Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vật liệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất…) đến khâu cuối cùng là đóng gói sản phẩm nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng. Phòng kỹ thuật công nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồ cắt.
Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty. Sau khi nhận về tiến hành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật. Sau đó dựa vào sơ đồ đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phó của mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng.
Từng tổ căn cứ trên mẫu đã được duyệt và tài liệu ký thuật được cung cấp tiến hành may, sau khi hoàn thành, KCS sẽ kiểm tra lại chất lượng sản phẩm. Nếu không đạt sẽ xử lý ngay đến khi đạt yêu cầu chất lượng. Sau đó sản phẩm đựoc giao cho xưởng hoàn thành làm nhiệm vụ ủi, sắp xếp, đóng thùng,…
Với đặc điểm qui trình công nghệ như trên, một loạt sản phẩm đuợc tổ chức sản xuất trên một dây chuyền sản xuất khép kín từ bán thành phẩm cắt đến sản phẩm may hoàn chỉnh.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may:
– Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống.Chức năng của các tổ:
– Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty về tiến hành may.
– Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
– Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng.
2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng, công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản xuất kinh doanh chính là may mặc, chính vì thế mà công ty đã thành lập các cửa hàng kinh doanh thiết bị ngành may và các cửa hàng thương mại bán sản phẩm của công ty ở trong nước.
- Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng may mặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần tạo công ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Sản phẩm kinh doanh hàng may mặc chủ yếu của công ty là: áo Jacket, áo Polo, quần tây, đồ bộ thể thao…
- Vinatex Đà Nẵng là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty. Nhưng công ty có quyền chủ động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm thị trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn.
-
Tổ chức hạch toán kế toán
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng là có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám Đốc trong công tác tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán; chỉ đạo kiểm tra kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng tài chính kế toán trước Tổng Giám Đốc; ký duyệt các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê và các tài liệu liên quan đến việc thanh toán lương, thưởng và các chi phí khác; kiểm tra hoạt động của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực tài chính kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi, tập hợp số liệu tổng hợp của toàn công ty; tham gia quyết toán tổng hợp số liệu và lập các báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình biến động và sử dụng TSCĐ, tình hình xây dựng cơ bản tại công ty.
- Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm, định kỳ lập báo cáo nhập xuất tồn vật tư, thành phẩm.
- Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ các khoản phải thu, phải trả của khách hàng, nhà cung cấp, lương nhân viên; các khoản tạm ứng và hoàn tạm ứng của nhân viên.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi chi tiết sự biến đổi của tài sản cố định và nguồn hình thành tài sản cố định. Kiểm tra việc sử dụng bảo quản, sửa chữa tài sản cố định tại các bộ phận sử dụng.
- Thủ quỹ: Giữ két tiền mặt của công ty, thực hiện việc thu chi tiền mặt và báo cáo tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào, lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi biến động tiền mặt và định khoản. Cuối tháng lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt so với sổ quỹ.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền, vốn vay, vốn trong thanh toán và công nợ khách hàng toàn công ty.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình biến động của các tài khoản tại các ngân hàng.
- Kế toán các đơn vị trực thuộc: Nhiệm vụ công tác kế toán bao gồm tổ chức hạch toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp các phần hành kế toán có liên quan được quy định tại đơn vị. Quan hệ giữa kế toán các đơn vị trực thuộc với kế toán văn phòng công ty thông qua các báo cáo kế toán. Các báo cáo này được các đơn vị trực thuộc lập hàng tháng gửi về cho kế toán văn phòng công ty gồm: Báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh (Báo cáo nhanh) và Báo cáo giá thành.
3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Vinatex Đà Nẵng là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá.
Trước đây sử dụng phần mềm FAST, đến tháng 9/2008 chuyển sang dùng Proaccounting
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Xem Thêm ==> Viết chuyên đề thực tập giá rẻ
- Nguyên tắc khử trùng được áp dụng tại đơn vị:
Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi tiền, thu tiền chỉ được kế tóan thanh tóan khai báo dữ liệu. ( bảng kê nợ 111, có 111)
Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập kho, xuất kho được kế tóan kho hàng cập nhật dữ liệu (Bảng kê nợ 152, có 152, Nợ 153, có 153, Nợ 155, nợ 632)
Các nghiệp vụ ngoài 2 trường hợp trên đựợc các phần hành liên quan tập hợp (Các chứng từ ghi sổ còn lại được tập hợp theo PS có các tài khoản)
Tất cả các phần hành đều theo dõi, truy xuất các chứng từ cần thiết liên quan đến phần hành của mình.
- Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
- Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của
Bộ Tài Chính. Các tài khoản được mở chi tiết tuỳ theo việc quản lý, theo dõi của công ty, ngoài ra để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu công ty không chỉ sử dụng sổ kế toán tổng hợp mà sử dụng cả sổ kế toán chi tiết. - Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp.
II. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng
-
Môi trường kiểm soát tại công ty
1.1. Đặc thù về quản lý
Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì Ban Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của công ty là rất quan trọng và để đạt được điều này thì nguyên phụ liệu mua vào là rất quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng kinh doanh là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu, các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng. Nói chung, mỗi bộ phận có chức năng, nhiệm vụ riêng và có cách quản lý riêng của mình nhưng mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.
Tuy nhiên, công ty chưa có bộ phận kiểm toán riêng biệt để thực hiện sự giám sát hoạt động chung của công ty. Đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong đặc thù về quản lý.
1.2. Chính sách nhân sự
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo điều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chính sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc và trong vấn đề bảo vệ công ty. Hơn nữa, công ty luôn quan tâm tới việc xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên chuyên nghiệp để đưa công ty phát triển ngày càng vững mạnh.
1.3. Công tác kế hoạch
Do tất cả mọi hoạt động đều bắt đầu từ việc lập kế hoạch nên khâu lập kế hoạch là bước cơ bản cần có. Với mỗi cấp quản lý thì có kế hoạch tương ứng với chức năng và nhiệm vụ của mình. Ở cấp độ cao nhất thì Tổng giám đốc có trách nhiệm trong việc lập kế hoạch trung và dài hạn, còn các phòng ban chức năng thì có trách nhiệm trong các kế hoạch ngắn hạn liên quan nhiệm vụ của phòng ban mình như: phòng tổ chức hành chính thì có kế hoạch tuyển dụng và đào tạo người lao động, phòng kinh doanh thì có kế hoạch mua hàng,…
1.4. Các nhân tố bên ngoài
- Môi trường công nghệ: Do công ty sản xuất và kinh doanh nhiều mặt hàng nên việc ứng dụng khoa học kỹ thuật trong ngành là rất cần thiết. Công ty sử dụng các máy móc chuyên dụng trong sản xuất như: máy cắt, máy may, máy ủi,… , ngoài ra công ty còn sử dụng các loại máy tự động vẽ mẫu hàng may thay vì thủ công như trước đây. Đồng thời, công ty còn sử dụng mạng máy tính vào việc quản lý, trao đổi thông tin và ứng dụng kế toán máy trong việc hạch toán cũng như trong việc lập báo cáo tài chính
- Môi trường tự nhiên: Do công ty nằm ở miền trung, thường xuyên có thiên tai nên việc nhập nguyên phụ liệu hay xuất hàng bán gặp không ít khó khăn. Thậm chí có thể là bị thiệt hại nặng nề nếu trong lúc vận chuyển hàng mà gặp thiên tai, lũ lụt.
- Đặc điểm mua hàng tại công ty
Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể thao, áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công. Nhân viên phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm trong việc mua nguyên phụ liệu đầu vào nhằm thỏa mãn đơn đặt hàng của khách hàng, mỗi người sẽ đảm nhận mua một nguyên liệu cụ thể, nhưng phải đảm bảo đồng bộ ngày vô chuyền của tất cả các nguyên phụ liệu của cùng một mặt hàng.
Do công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công nên việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay nhập khẩu hoàn toàn do khách hàng của công ty yêu cầu. Tuy nhiên, công ty cũng đặt ra một số quy định trong việc mua hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra kiểm soát. Các quy định đó gồm:
+ Về chứng từ: Quá trình mua hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu,… Và khi thực hiện luân chuyển chứng từ cần phải có sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền. Chứng từ sẽ bắt đầu từ phòng kinh doanh vì tại đây là nơi lập đơn đặt hàng, sau đó được giao cho kế toán thanh toán một liên làm cơ sở thanh toán và một liên cho bộ phận kho để làm căn cứ kiểm tra hàng hóa khi nhận, còn liên gốc được lưu tại phòng kinh doanh.
+ Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu. Bố trí bộ phận nhận hàng phải có đủ bốn bên tham gia đó là: kho, cán bộ Sales, cán bộ QA, phòng kỹ thuật công nghệ. Khi hàng về, cán bộ QA kiểm tra hàng nhận có đat tiêu chuẩn chất lượng như đã đề ra trong đơn đặt hàng không.
+ Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty.
+ Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực sự phát sinh.
-
Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex
3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty
3.1.2. Xét duyệt mua hàng
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho khách hàng.
Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến hành các thủ tục mua.
Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối với hàng mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt..Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh doanh.
Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng.
Sau đây là mẫu đơn đặt hàng do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt:
| NO | DESCRIPTION | COLOR | UNIT | CODE | Q’TY
(UNIT) |
PRICE
(VND/UNIT) |
AMOUNT
(VND) |
| 1 | BUTTONSOLID W/RIM 4 HOLE | BLACK | GROSS | 20L | 23 | ||
| IT3550 WITHOUT LOGO | WHITE | GROSS | 20L | 23 | |||
| LT KHAKI | GROSS | 20L | 23 | ||||
| SLATE BLUE | GROSS | 20L | 23 | ||||
| TOTAL: | 92 | 28,600.00 | 2,631,200 | ||||
(The above price has not been added VAT yet)
QUALITY : MUST BE APPROVED BY CUSTOMER
DELIVERY : – The latest date on Sept 9
– Partial shipment is allowed/not allowed
– Destination: 88 Thanh Son Str, DaNang city
PAYMENT: The payment will be made by T/T (Cash or send to the account of…) after presentatiion of Invoiace that will be more added VAT
3.1.3. Nhận hàng
Khi hàng về, có bốn bộ phận tham gia nhận hàng:
- Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không. Lúc này, thủ kho chỉ kiểm tra số thùng, số kiện, số cây. Trong vòng ba ngày sau khi hàng nhập kho, thủ kho cần kiểm tra chi tiết từng nguyên phụ liệu (ưu tiên kiểm tra số lượng, chất lượng của những nguyên phụ liệu có kế hoạch sản xuất trước) và nộp Biên bản kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu (tổng hợp) dựa trên cơ sở Báo cáo kiểm tra chất lượng NPL của bộ phận Quản lý chất lượng cho Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.
- Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế toán để lấy Hóa đơn.
- Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn. Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán công nợ làm cơ sở để hạch toán.
Xem Thêm ==> Kho chuyên đề tốt nghiệp ngành Kế toán
- Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng thiếu thì chỉ nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.
- Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan.
Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm quyền có liên quan.
- Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) tại kho: Kiểm tra chất lượng của lô hàng có đúng yêu cầu hay không, sau đó lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu và chuyển cho các Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp.
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:
- Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng bằng đinh ghim hay dán keo).
- Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,…
- Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút.
- Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3 lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây.
- Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra.
Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợp thì phải để riêng ra và ghi rõ phụ liệu không đạt.
Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng của lô phụ liệu:
- Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một liên cho bộ phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA.
- Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý. Phụ liệu không đạt yêu cầu thì không được nhập kho.
- Bộ phận Kỹ thuật công nghệ: Kiểm tra tính phù hợp của nguyên phụ liệu và lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu.
- Bộ phận Sales: Kiểm tra lô hàng có đúng theo yêu cầu đã đặt ra hay không căn cứ vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA và Bảng phối màu từ phòng KTCN. Cán bộ Sales sẽ kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trên trang bìa của Bảng phối màu với hàng thực nhận. Phần bên trong của Bảng phối màu là những nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên một mặt hàng cụ thể, đây là căn cứ để đối chiếu với hàng thực nhận về chất lượng, mẫu mã hàng mua. Đối với các lô hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng thì sẽ được nhân viên phòng Kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ và số lượng không phù hợp. Từ đó sẽ giải quyết ngay với nguyên phụ liệu không phù hợp đó hoặc kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp trong thời gian sớm nhất nhằm bảo đảm an toàn cho sản xuất.
3.1.4. Nhập kho và ghi sổ
Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì tiến hành nhập kho hàng hóa. Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ:
Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có).
Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho (người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Biên bản thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng nhập khẩu.
Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối chiếu các mục trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan. Khi thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê nguyên phụ liệu hoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Căn cứ trên Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán kho sẽ kiểm tra số tiền, mã số thuế ghi trên hóa đơn có đúng không, nếu sai sẽ gửi trả lại cho nhà cung cấp sửa chữa; riêng hợp đồng phải có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc công ty.
Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”, … Trường hợp hàng mới nhập kho chưa có trong danh sách mã hàng mà công ty đã mã hóa thì kế toán kho phải báo cho phòng Kinh doanh để tạo thêm danh mục mặt hàng mới vào danh sách.
Khi dữ liệu được nhập đầy đủ vào máy tính thì nó sẽ tự động kết chuyển số liệu vào các sổ sách và báo cáo liên quan (sổ cái TK152, chứng từ ghi sổ TK 152, Bảng cân đối kế toán,…) theo chương trình được lập trình sẵn. Định kỳ, kế toán kho sẽ đối chiếu số dư cuối kỳ của TK 152 với số dư trên Bảng tổng hợp cân đối do kế toán tổng hợp lập, nếu có chênh lệch thì kế toán kho sẽ kiểm tra lại xem việc nhập liệu ban đầu có đúng không hay là do việc định khoản chưa chính xác để sửa chữa lại trực tiếp trên máy cho phù hợp. Tuy nhiên, do sử dụng phần mềm kế toán nên đôi khi cũng không tránh khỏi sai sót do lỗi phần mềm, khi đó kế toán kho không thể tiến hành sửa chữa trực tiếp trên máy được, lúc này kế toán kho sẽ phải lập bảng tổng hợp sai sót do lỗi chương trình và trình cho phòng kinh doanh kiểm tra, xem xét.
3.2. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
3.2.1. Kiểm soát nợ phải trả
Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng chứng minh việc mua hàng đã hoàn tất. Do vậy, sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai nhập khẩu… và chuyển cho kế toán công nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán tiền hàng.
- Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người nhận hàng (chứng tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho (chứng tỏ hàng đã nhận đúng số lượng) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận.
- Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc công ty để chứng minh việc mua hàng là có thật.
- Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi ở mặt sau của hóa đơn.
- Tờ khai nhập khẩu sẽ được đối chiếu với hợp đồng về số, ngày, ngày hết hạn của hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) về số lượng hàng nhập và số tiền phải trả. Mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua và số lượng hàng thực nhận.
Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua giữa công ty với nhà cung cấp thì không có văn bản chính thức, công ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói quen mua hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp trên hóa đơn cho công ty. Chính vì vậy, đây có thể coi là một nhược điểm của công ty trong việc kiểm soát các khoản giảm giá, chiết khấu; dễ có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng với nhà cung cấp trong việc thực hiện giảm giá trên hóa đơn, có thể có sai lệch so với khối lượng hàng thực tế mua.
Kế toán công nợ dựa vào Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn vận tải,… (người bán là có thật) và Đơn đặt hàng đã được phê chuẩn làm căn cứ ghi sổ. Khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ thanh toán liên quan đến việc mua hàng do kế toán kho cung cấp thì kế toán công nợ tiến hành kiểm tra định khoản trên hóa đơn, đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi tiến hành ghi sổ, mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng hàng đặt mua.
Mỗi nhà cung cấp được sẽ mở sổ chi tiết theo dõi riêng theo “mã NCC” với đầy đủ các thông tin liên quan như: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Dữ liệu về khoản nợ phải trả người bán được kế toán công nợ nhập vào máy theo chương trình kế toán máy (Pro Accounting). Sau đó, chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết người bán và bảng kê các khoản phải trả người bán… Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán với Sổ cái do kế toán tổng hợp lập thông qua bảng tổng hợp cân đối số phát sinh. Trong bộ phận kế toán có sự phân quyền rõ ràng nên kế toán công nợ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống dữ liệu liên quan đến các khoản phải trả, không được phép truy cập vào Sổ Cái hay các Bảng tổng hợp khác.
Công ty cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ việc trả nợ cho khách hàng để đảm bảo việc cân đối nguồn vốn. Với phương châm “đặt uy tín và chất lượng lên hàng đầu” công ty thường trả nợ đúng hạn nhà cung cấp theo thời gian quy định trên hợp đồng và không để nợ tồn quá hạn.
Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính nên nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế toán công nợ lưu giữ bộ chứng từ thanh toán chỉ là các bản sao, cho nên trên mỗi bản sao cần phải có đóng dấu “sao y bản chính” kèm theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền như: Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc công ty…
3.2.2. Kiểm soát việc chi tiền thanh toán
3.2.2.1. Kiểm soát việc chi tiền mặt
Đối với hàng mua trong nước hoặc khối lượng mua không lớn lắm thì công ty sẽ lập Phiếu chi để thanh toán.
Bộ chứng từ thanh toán tiền mua hàng gồm có: Giấy đề xuất, Giấy thanh toán, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi và các chứng từ khác có liên quan.
- Giấy đề xuất: Do phó phòng Kinh doanh lập nhưng phải có sự xét duyệt của Ban Giám Đốc công ty. Sau đó, Giấy đề xuất được chuyển cho phòng kế toán giải quyết và thực hiện việc chi tiền. Trường hợp số tiền cần chi là lớn thì đòi hỏi phải có Bảng báo giá từ nhà cung cấp kèm theo Hóa đơn GTGT thì mới chấp nhận lời đề nghị từ phòng kinh doanh.
|
Giấy thanh toán: Khi Giấy đề xuất được chấp nhận thì kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập Giấy thanh toán, trên đó có ghi rõ số tiền cần chi và định khoản. Sau đó, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu số tiền và định khoản trên giấy thanh toán với các chứng từ đã được duyệt, nếu thấy phù hợp thì sẽ chuyển lên cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt trước khi tiến hành lập phiếu chi.
|
- Phiếu chi được lập dựa trên giấy thanh toán (nhu cầu thanh toán thực sự phát sinh), Biên bản nhận hàng và Hóa đơn bán hàng (hàng hóa đã thực nhận)… Kế toán trưởng và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra sự khớp đúng của các chứng từ trước khi ký duyệt chứng từ chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: một liên giao cho thủ quỹ, một liên kế toán thanh toán sẽ lưu. Thủ quỹ sẽ kiểm tra số tiền trên Phiếu chi với chứng từ gốc đi kèm (Hóa đơn GTGT), xác nhận các chữ ký trên phiếu chi là chính xác thì sẽ tiến hành chi trả tiền cho nhà cung cấp.
- Cần phải chú ý là không được ký khống trên chứng từ chi với lý do người có thẩm quyền phê duyệt đi vắng trong những lúc cần thiết. Hơn nữa, các chứng từ chi cần được đánh số thứ tự và ghi sổ theo thứ tự để tránh trường hợp ghi thiếu và ghi trùng, còn các hóa đơn bán hàng thì cần được đóng dấu đã thanh toán sau khi đã thanh toán để tránh trường hợp sử dụng lại.
- Các nghiệp vụ chi tiền cần được chi đúng với số tiền đã duyệt chi căn cứ trên hóa đơn và các chứng từ khác có liên quan. Sau khi nghiệp vụ chi tiền hoàn thành thì kế toán thanh toán cần ghi giảm ngay một khoản tiền tương ứng để tránh gian lận.Cuối tháng, các phiếu chi sẽ được sắp xếp theo thứ tự từ bé đến lớn trước khi đóng thành tập để lưu trữ và kế toán thanh toán sẽ kiểm tra một lần nữa số tiền từng phiếu chi với Sổ quỹ chi tiền; liệt kê các phiếu chi thất lạc, hay ghi sai số tiền để tiến hành giải quyết sau.
3.2.2.2. Kiểm soát việc chi tiền thông qua ngân hàng
Khi khối lượng hàng mua nhiều, số tiền thanh toán là lớn thì công ty thường thanh toán qua ngân hàng. Các hình thức thanh toán mà công ty thường áp dụng là: ủy nhiệm chi, L/C và T/T (gồm trả trước và sau).
Khi có nhu cầu phải thanh toán, phòng Kinh doanh sẽ lập một Giấy đề xuất gửi cho bộ phận kế toán xem xét. Nếu đồng ý thì kế toán tiền gửi ngân hàng sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi hoặc tiến hành mở L/C, T/T tùy theo phương thức thanh toán đã đề cập trong hợp đồng.
Sau khi hoàn tất việc thanh toán tiền hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ và sổ phụ ngân hàng về cho công ty. Kế toán tiền gửi sẽ căn cứ vào bộ chứng từ gốc mua hàng, giấy đề xuất thanh toán để kiểm tra đối chiếu với số tiền ngân hàng đã thanh toán ghi trên giấy báo Nợ và sổ phụ kế toán có khớp với nhau hay không, nếu đúng thì kế toán tiền gửi sẽ dùng User và Password để truy cập hệ thống và cập nhật số liệu và máy tính.
3.3. Kiểm soát trong môi trường xử lí thông tin bằng máy tính
Công ty sử dụng phần mềm Pro Accounting trong công tác kế toán. Để đảm bảo việc cung cấp thông tin là trung thực và chính xác thì cần thiết phải có kiểm soát kế toán trong điều kiện tin học hóa.
3.3.1. Kiểm soát chung
3.3.1.1. Kiểm soát việc truy cập hệ thống
Phân quyền sử dụng: Phần mềm kế toán sử dụng tại công ty cho phép phân quyền sử dụng. Theo đó, mỗi nhân viên kế toán sẽ có User và Password riêng để truy cập vào hệ thống và chỉ được phép cập nhật, sửa chữa, in ấn… trên phần hành mà mình đảm nhận. Riêng kế toán tổng hợp và kế toán trưởng được phép truy cập vào dữ liệu của tất cả các phần hành. Kế toán các phần hành chỉ được phép truy nhập vào các báo cáo hay các sổ sách tổng hợp của những năm đã quyết toán xong.
3.3.1.2. Kiểm soát lưu trữ dữ liệu
- Phần mềm sử dụng cần cài đặt tính năng tự động lưu trữ dữ liệu mới nhập vào sau một khoảng thời gian nhất định để tránh những trục trặc bất ngờ đột xuất.
- Cuối tháng, các kế toán viên tiến hành in ấn các sổ sách trên máy rồi đối chiếu với chứng từ gốc, sau đó đóng thành tập và lưu trữ. Mỗi kế toán viên có trách nhiệm lưu trữ chứng từ và sổ sách liên quan tới phần hành của mình.
3.3.2. Kiểm soát ứng dụng
3.3.2.1. Kiểm soát nhập liệu
- Kế toán chỉ cần nhập “mã NCC”, “mã hàng” vào máy, rồi chương trình sẽ tự động hiển thị thông tin có liên quan đã được thiết kế từ trước. Trong quá trình thiết kế mã nhà cung cấp hay mã hàng nếu có sự trùng lắp thì phần mềm sẽ tự báo lỗi.
- Chứng từ gốc sẽ được đánh số thứ tự trước khi nhập vào máy để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. Khi nhập xong, nhân viên kế toán phần hành sẽ đánh dấu là đã được sử dụng để tránh tình trạng dữ liệu được nhập hai lần.
- Dữ liệu trước khi nhập vào máy đều được các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
3.3.2.2. Kiểm soát xử lý dữ liệu
- Công ty chỉ mới áp dụng kế toán máy từ năm 2006 nên dữ liệu lưu trong máy tính chưa nhiều, do đó mà công ty cũng chưa có quy định cụ thể về thời gian lưu trữ dữ liệu và nếu vượt quá một thời hạn nào đó thì dữ liệu sẽ được chuyển sang lưu trữ ở những thiết bị lưu trữ khác như thế nào.
- Dữ liệu trên chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện phải phù hợp với nhau.
- Hệ thống được thiết kế đối chiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết nhằm phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi đã chuyển Sổ Cái.
3.3.2.3. Kiểm soát thông tin đầu ra
Cần phải kiểm tra và xem xét kỹ càng các sổ sách và báo cáo được in ra để đảm bảo thông tin được cung cấp là chính xác, trung thực và hợp lý; hơn nữa phải đảm bảo hình thức của các sổ sách, báo cáo phù hợp với quy định của chế độ kế toán Việt Nam.
Trên đây là mẫu chuyên đề tốt nghiệp: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Vinatex được chia sẻ miễn phí, các bạn có thể bấm vào nút tải dưới đây. Tài liệu trên đây có thể chưa đáp ứng được nhu cầu các bạn sinh viên, nếu các bạn có nhu cầu viết bài theo đề tài của mình có thể liên hệ dịch vụ báo cáo thực tập để được hỗ trợ qua SDT/Zalo :0973287149
TẢI FILE MIỄN PHÍ