Hình như bạn đang tìm kiếm Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Tiểu Ngạch? Bài viết sau đây mình sẽ giới thiệu đến cho các bạn sinh viên nguồn tài liệu hoàn toàn hữu ích đáng để xem và theo dõi, nguồn tài liệu mình đã tiến hành triển khai như là khái quát chung về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch,chất lượng quản lý và kiểm soát quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch,cải tiến quy trình… Hy vọng nguồn tài liệu này sẽ mang đến cho bạn thật nhiều kinh nghiệm để bạn có thể nhanh chóng triển khai tốt bài báo cáo của mình.
Trước đây chúng tôi đã từng viết bài top 7 mẫu báo cáo thực tập xuất nhập khẩu hoàn toàn xuất sắc chẳng những thế còn đạt điểm cao mà các bạn có thể xem và tham khảo tại website vietbaocaothuctap.net của mình để biết thêm thông tin chi tiết. Chưa dừng lại ở đó, ngoài ra hiện tại bên mình có nhận viết thuê báo cáo cho nên nếu bạn đang loay hoay về vấn đề phải làm hoàn thiện bài báo cáo thì ngay bây giờ đây hãy tìm đến dịch vụ viết thuê báo cáo thực tập tốt nghiệp của chúng tôi qua zalo/telegram : 0934.573.149 để được tư vấn báo giá làm bài khoá luận và hỗ trợ nhanh nhất có thể nhé.
1.Khái quát chung về quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch
1.1.Một số khái niệm về giao nhận và hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu tiểu ngạch
- Một số khái niệm cơ bản
Giao nhận vận tải là một trong những hoạt động nằm trong khâu lưu thông phân phối, một khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, là hai khâu chủ yếu của quá trình tái sản xuất xã hội. Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hoàn thành.
Giao nhận gắn liền với vận tải, nhưng nó không phải là vận tải. Hoạt động giao nhận lo liệu cho hàng hoá được vận tải đến nơi tiêu thụ, nhưng không phải chỉ lo riêng vận tải mà còn làm những việc khác để di chuyển hàng hoá như bốc xếp, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…’
XEM THÊM : Báo GiáViết Thuê Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan. Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí. Những dịch vụ mà người giao nhận thực hiện không chỉ là các công việc đặt chỗ đóng hàng, giao nhận hàng hoá mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như: tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn hãng tàu vận tải, làm thủ tục hải quan, đóng gói bao bì hàng hoá,… Về người giao nhận, chưa có một định nghĩa thống nhất được quốc tế chấp nhận. Người giao nhận có thể là chủ tàu, chủ hàng, công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất cứ một người nào khác có đăng ký kinh doanh hoạt động giao nhận hàng hoá. Theo Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận thì “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người vận tải. Người giao nhận cũng đảm nhận việc thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”.
Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và sự tiến bộ kỹ thuật của ngành vận tải mà dịch vụ giao nhận cũng được mở rộng hơn. Ngay nay người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế và vận tải quốc tế. Người giao nhận không chỉ làm các thủ tục hải quan, hoặc thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá. Ở các nước khác nhau, người kinh doanh dịch vụ giao nhận được gọi các tên gọi khác nhau: “Đại lý hải quan” (Customs House Agent), “Môi giới hải quan” (Customs Broker), “Đại lý thanh toán” (Clearing Agent), “Đại lý gửi hàng và giao nhận” (Shipping and Forwarding Agent),” Người chuyên chở chính” (Principal Carrier)…
Người giao nhận với trình độ nghiệp vụ như:
– Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải với nhau.
– Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ giao hàng.
– Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý hãng tàu, bảo hiểm, bến cảng…
– Người giao nhận còn tạo điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình. Như vậy, nhà xuất nhập khẩu có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê, từ đó giảm được chi phí sử dụng kho bãi. Bên cạnh đó cũng giảm được các chi phí như quản lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh xuất nhập khẩu.
XEM THÊM : Giao Nhận Hàng Hoá Đường Biển Là Gì Người Giao Nhận Là Gì
- Các mối quan hệ của cơ quan giao nhận
Do tính chất nghề nghiệp và quy mô hoạt động trên phạm vi thế giới, công ty giao nhận có mối quan hệ khá rộng:
– Ở trong nước là quan hệ với các chủ hàng (người gửi hàng hay người nhận hàng); các tổ chức thuộc bên thứ ba (người chuyên chở đường bộ, đường sông, đường sắt, máy bay, người bốc xếp, tổ chức đóng gói, lưu kho, tổ chức bảo hiểm, kiểm nghiệm, ngân hàng thanh toán); các nhà đương cục hữu quan (hải quan, cảng vụ, ngân hàng kết nối, cơ quan thương mại (về giấy phép XNK), cơ quan giao thông vận tải (về việc cấp giấy phép vận tải), cơ quan lãnh sự nước ngoài, phòng thương mại (nếu có yêu cầu cấp giấy chứng nhận xuất xứ).
– Ở ngoài nước, người giao nhận có đại lý để lo liệu công việc giao nhận ở các cảng, sân ga hay ga xe lửa, hay các địa điểm khác. Nhiều công ty còn có các chi nhánh, đại diện ở nước ngoài. Người giao nhận thường tham gia Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) để tăng cường mối quan hệ của người giao nhận.
1.2.Phân loại quy trình
- Định nghĩa quy trình:
Quy trình là chuỗi các hoạt động được liên kết nhằm đạt được một số kết quả. Hiểu một cách đơn giản hơn thì quy trình chính là tập hợp các nhiệm vụ, các bước, các hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể có quan hệ, tương tác lẫn nhau để biến đổi các yếu tố đầu vào, có thể bao gồm: vật liệu, phương pháp, thông tin, nhân lực, cơ sở vật chất và hoạt động thành đầu ra dưới dạng sản phẩm, thông tin, dịch vụ hoặc nói chung là một kết quả mà mình mong muốn. Trong mỗi tổ chức sẽ có nhiều quá trình của nhiều lĩnh vực hoặc chức năng đồng thời diễn ra. Để đưa ra những hành động cần thiết có thể cải thiện chất lượng ta cần phân tích, kiểm tra và kiểm soát các đầu vào hoặc đầu ra.
Đầu vào là bất cứ điều gì hoặc thứ gì được yêu cầu để đưa vào một quá trình để thúc đẩy một đầu ra. Việc hiểu tất cả các yếu tố đầu vào cho một quy trình rất quan trọng trong việc cải tiến nâng cao chất lượng vì các yếu tố đầu vào có thể là nguyên nhân gây ra lỗi hoặc lỗi trong quá trình.
Đầu ra của một quá trình là dịch vụ hoặc sản phẩm được sử dụng bởi khách hàng của quá trình. Trong việc xác định, giám sát và kiểm soát các yếu tố đầu vào của quy trình, đầu vào có thể đã được cung cấp dưới dạng đầu ra từ quá trình trước đó. Trong hoạt động của một tổ chức đều có một quá trình chuyển đổi và mọi hoạt động đơn lẻ trong toàn tổ chức phải
được xem như là một quá trình tổng thể.
- Phân loại quy trình
Có thể phân loại quy trình theo tính chất hoạt động của nó:
Quy trình tạo ra giá trị: đây là quá trình quan trọng nhất đối với việc điều hành doanh nghiệp. Có thể tách thành hai quá trình khác là: quá trình thiết kế – Các hoạt động phát triển thông số kỹ thuật chức năng của sản phẩm, quá trình sản xuất/giao hàng – hoạt động tạo ra sản phẩm và đưa sản phẩm đến khách hàng. Các yêu cầu đối với quá trình tạo giá trị thường phụ thuộc vào nhu cầu của người tiêu dùng hoặc khách hàng bên ngoài.
Quy trình hỗ trợ: đây là quá trình quan trọng đối với quá trình tạo ra giá trị doanh nghiệp và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Các yêu cầu đối với quá trình hỗ trợ được thúc đẩy bởi nhu cầu của khách hàng nội bộ và phải phù hợp với nhu cầu của các quá trình tạo giá trị chính.
Quy trình dưới dạng dự án: ở nhiều công ty, các quá trình tạo ra giá trị có dạng dự án- các hoạt động ngắn hạn/ thời vụ, sản xuất ra sản phẩm dịch vụ và kết thúc nhiệm vụ. Quản lý dự án bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến lập kế hoạch, lập tiến độ và kiểm soát dự án.
2. Chất lượng, quản lý và kiểm soát quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch
2.1.Tổng quan về chất lượng giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch
- Tổng quan về chất lượng
Chất lượng là nội dung quan trọng, gắn chặt với các lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Theo Tổ chức kiểm tra chất lượng Châu Âu: “Chất lượng là sự phù hợp yêu cầu và mục đích của người tiêu dùng.” Sản phẩm phải phù hợp với yêu cầu của người sử dụng, nếu sản phẩm đó không đạt theo yêu cầu của người sử dụng thì sản phẩm đó không có chất lượng. Việc định nghĩa này xem cảm nhận của khác hàng là mức xác định chất lượng của sản phẩm. Nếu sản phẩm có kỹ thuật cao mà không đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì sản phẩm cũng chưa có chất lượng.
Theo TCVN-ISO 8402:1999: “Chất lượng là tập hợp các đặc tính vốn có của một thực thể làm cho thực thể đó có khả năng thoả mãn nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn.” Việc xem chất lượng ở góc độ rộng hơn đó là quản lý chất lượng toàn diện. Đó là quản lý chất lượng đồng bộ là cách quản lý tổ chức, tập chung vào chất lượng, dựa vào sự tham gia của tất cả các thành viên tạo nên sản phẩm nhằm đạt được sự thành công lâu dài nhờ sự thỏa mãn khách hàng và đem lại lợi ích cho cách thành viên tổ chức đó và cho xã hội.
Khái niệm chất lượng có thể được hiểu là: Mức độ một sản phẩm/ dịch vụ hoặc hoạt động đáp ứng được các yêu cầu đề ra với chúng. Các yêu cầu này có thể bao gồm các yêu cầu của khách hàng, của tổ chức (đặt ra trên cơ sở nghiên cứu thị trường và định hướng chiến lược), hoặc các yêu cầu chế định và pháp luật (thường gắn với vấn đề an toàn, sức khỏe…) mà nhà nước cần quản lý. Theo khái niệm này thì chất lượng là kết quả của quá trình tương tác phức tạp giữa các đơn vị sản xuất kinh doanh và khách hàng/người tiêu dùng (mà trong một số trường hợp được bảo vệ bởi cơ quan quản lý nhà nước thông qua các quy định của pháp luật) trong phạm vi hẹp và trong phạm vi rộng hơn là cả thị trường.
Chất lượng là một yếu tố quan trọng quyết định mức độ tốt đẹp, bền vững của mối quan hệ giữa đơn vị sản xuất/kinh doanh với khách hàng/thị trường. Hiểu theo nghĩa rộng, khái niệm chất lượng bao hàm chất lượng sản phẩm/dịch vụ (mà khách hàng nhận được), và chất lượng hoạt động (tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình tạo ra và cung cấp sản phẩm/dịch vụ).
- Vai trò của chất lượng
- Chất lượng nói chung: Trong môi trường phát triển kinh tế hội nhập ngày nay, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải tăng khả năng cạnh tranh của mình thông qua hai chiến lược cơ bản là phân biệt hóa sản phẩm (chất lượng sản phẩm) và chi phí thấp. Chất lượng luôn là một trong những nhân tố quan trọng quyết định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Nâng cao chất lượng sẽ tạo được uy tín, danh tiếng, cơ sở cho sự tồn tại, phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Tăng cường sản phẩm tương đương với tăng năng suất lao động xã hội tức sẽ tạo điều kiện cho việc tiêu thụ và nâng cao chất lượng chu chuyển trên thị trường. Nâng cao chất lượng sản phẩm còn là biện pháp hữu hiệu kết hợp các loại lợi ích của doanh nghiệp, người tiêu dùng và người lao động. Nâng cao chất lượng sẽ góp phần quan trọng cho việc tiết kiệm nguyên vật liệu, vật tư, năng lượng và thời gian lao động. Bên cạnh đó nâng cao chất lượng sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn đối với toàn bộ nền kinh tế – chính trị – xã hội của đất nước: Nâng cao chất lượng sản phẩm là nâng cao vị trí và uy tín của doanh nghiệp trên thương trường, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, do đó nâng cao thu nhập cho nhà quản lý cũng như người lao động,…
- Chất lượng giao nhận xuất nhập khẩu: Chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế thương mại hiện nay, cụ thể như sau:
+ Tạo điều kiện cho hàng hoá được lưu thông nhanh chóng, đảm bảo vấn đề an toàn và tiết kiệm mà không cần có sự hiện diện của bên xuất khẩu và nhập khẩu trong quá trình tác ngiệp.
+ Giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh được tốc độ quay vòng của phương tiện vận tải, tận dụng một cách tối đa cũng như có hiệu quả tải trọng và dung tích của các phương tiện hay công cụ vận tải và các phương tiện hỗ trợ giao nhận khác.
+ Giúp làm giảm giá thành cho hàng hoá xuất nhập khẩu.
+ Giảm bớt các loại chi phí không cần thiết cho khách hàng như lưu kho, bến bãi, chi phí đào tạo nhân công.
- Các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng
Bất kỳ trình độ sản xuất nào, chất lượng sản phẩm bao giờ cũng bị ràng buộc chi phối bởi hoàn cảnh, điều kiện và nhu cầu của nền kinh tế (nhân tố vĩ mô) và các yếu tố bên trong doanh nghiệp (nhân tố vi mô).
- Các nhân tố môi trường bên ngoài:
Tình hình phát triển kinh tế thế giới
Xu hướng toàn cầu hoá với sự tham gia hội nhập vào nền kinh tế thế giới của mọi quốc gia – đẩy mạnh tự do thương mại quốc tế. Sự phát triển nhanh chóng của tiến bộ khoa học – công nghệ, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin đã thay đổi nhiều cách tư duy cũ và đòi hỏi các doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng, cạnh tranh gay gắt cùng với sự bão hoà của thị trường. Vai trò của các lợi thế về năng suất chất lượng đang trở thành hàng đầu.
Tình hình thị trường
Đây là nhân tố quan trọng nhất, là xuất phát điểm, tạo lực hút định hướng cho sự phát triển chất lượng sản phẩm. Sản phẩm chỉ có thể tồn tại khi nó đáp ứng được những mong đợi của khách hàng. Xu hướng phát triển và hoàn thiện chất lượng sản phẩm phụ thuộc chủ yếu vào đặc điểm và xu hướng vận động của nhu cầu trên thị trường. Nhu cầu càng phong phú đa dạng và thay đổi nhanh càng cần hoàn thiện chất lượng để thích ứng kịp thời đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng.
Trình độ tiến bộ khoa học công nghệ
Tiến bộ khoa học công nghệ tạo ra khả năng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Tác động của tiến bộ khoa học công nghệ là không giới hạn, nhờ đó mà sản phẩm sản xuất ra luôn có các thuộc tính chất lượng với những chỉ tiêu kinh tế – kỹ thuật ngày càng hoàn thiện, mức thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng ngày càng tốt hơn.
Cơ chế, chính sách quản lý kinh tế của các quốc gia
Cơ chế quản lý kinh tế tạo môi trường thuận lợi cho đầu tư nghiên cứu nhu cầu, thiết kế sản phẩm. Nó cũng tạo ra sức ép thúc đẩy các doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua cơ chế khuyến khích cạnh tranh, bắt buộc các doanh nghiệp phải nâng cao tính tự chủ sáng tạo trong cải tiến chất lượng. Mặt khác cơ chế quản lý kinh tế còn là môi trường lành mạnh, công bằng, đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp sản xuất đầu tư, cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm và bảo vệ người tiêu dùng trong lĩnh vực đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Các yêu cầu về văn hoá, xã hội
Những yêu cầu về văn hoá, đạo đức, xã hội và tập tục truyền thống, thói quen tiêu dùng có ảnh hưởng trực tiếp tới các thuộc tính chất lượng của sản phẩm, đồng thời có ảnh hưởng gián tiếp thông qua các quy định bắt buộc mỗi sản phẩm phải thoả mãn những đòi hỏi phù hợp với truyền thống, văn hoá, đạo đức, xã hội của cộng đồng xã hội. Những đặc tính chất lượng sản phẩm chỉ thỏa mãn toàn bộ những nhu cầu các nhân nếu nó không ảnh hưởng tới lợi ích của xã hội.
- Các nhân tố bên trong doanh nghiệp:
Lực lượng lao động trong doanh nghiệp
Chất lượng không chỉ thỏa mãn nhu cầu khách hàng bên ngoài mà còn phải thoả mãn nhu cầu khách hàng bên trong doanh nghiệp. Con người là nhân tố trực tiếp tạo ra và quyết định đến chất lượng sản phẩm. Cùng với công nghệ con người giúp doanh nghiệp đạt chất lượng cao trên cơ sở giảm chi phí. Chất lượng phụ thuộc lớn vào trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm, ý thức trách nhiệm và tinh thần hiệp tác phối hợp giữa mọi thành viên và bộ phận trong doanh nghiệp. Năng lực và tinh thần của đội ngũ lao động, những giá trị chính sách nhân sự đặt ra trong mỗi doanh nghiệp có tác động sâu sắc toàn diện đến hình thành chất lượng sản phẩm tạo ra.
Cơ cấu công nghệ, thiết bị của doanh nghiệp và khả năng bố trí phối hợp máy móc thiết bị, phương tiện sản xuất ảnh hưởng lớn đến chất lượng các hoạt động, chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu và hệ thống cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp: nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào cấu thành sản phẩm và hình thành các thuộc tính chất lượng. Đặc điểm và chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau sẽ hình thành những đặc tính chất lượng khác nhau. Tính đồng nhất và tiêu chuẩn hoá của nguyên liệu là cơ sở quan trọng cho ổn định chất lượng sản phẩm.
Trình độ tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Chất lượng của hoạt động quản lý phản ánh chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Sự phối hợp, khai thác hợp lý giữa các nguồn lực hiện có để tạo ra sản phẩm lại phụ thuộc vào nhận thức, sự hiểu biết về chất lượng và quản lý chất lượng, trình độ xây dựng và chỉ đạo tổ chức thực hiện chương trình, chính sách mục tiêu kế hoạch chất lượng của các bộ phận quản lý doanh nghiệp.
2.2. Định nghĩa, nội dung và các nguyên tắc của quản lý quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch
- Định nghĩa quản lý quy trình
Quản lý quy trình là bộ phận hữu cơ của quản lý kinh tế, và quan trọng hơn quản lý quy trình còn là bộ phận hợp thành của quản trị kinh doanh. Khi nền kinh tế phát triển, sản xuất phát triển thì quản lý quy trình đóng vai trò càng quan trọng và trở thành nhiệm vụ cơ bản, không thể thiếu được của doanh nghiệp và xã hội.
Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Tiểu Ngạch quản lý quy trình hay tiếp cận theo quá trình là một trong bảy nguyên tắc chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2015 đề cập đến. “Quản lý chất lượng là một hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm mục đích đề ra chính sách, mục tiêu, trách nhiệm và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng”.
Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quy trình có liên quan đến nhau. Hiểu được cách thức hệ thống này tạo ra các kết quả giúp tổ chức tối ưu hoá hệ thống và kết quả thực hiện hệ thống.
Việc tập trung vào quy trình giúp nâng cao khả năng tập trung nỗ lực vào các quy trình chính và cơ hội cải tiến. Kết quả đầu ra ổn định và dự báo được thông qua hệ thống gồm các quy trình liên kết với nhau. Kết quả thực hiện được tối ưu hoá thông qua việc quản lý hiệu lực quá trình, sử dụng hiệu quả nguồn lực và giảm các rào cản giữa các chức năng. Giúp tổ chức mang lại lòng tin cho các bên quan tâm về tính ổn định, hiệu lực và hiệu quả của tổ chức.
- Nội dung của quản lý quy trình
Bao gồm các hoạt động chính:
- Thiết kế: Đảm bảo rằng các yếu tố đầu vào của quá trình như vật liệu, công nghệ, phương pháp làm việc và lực lượng lao động đã qua đào tạo được đáp ứng, và quá trình có thể đạt được các yêu cầu.
- Kiểm soát: Duy trì tính nhất quán trong đầu ra bằng cách đánh giá kết quả hoạt động và thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết.
- Cải tiến: Liên tục cải tiến việc thực hiện quá trình như giảm độ biến thiên, năng suất cao hơn, ít lỗi và sai sót hơn, thời gian chu kỳ nhỏ hơn.
- Các nguyên tắc quản lý quy trình
Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Tiểu Ngạch 7 nguyên tắc quản lý quy trình được coi là nền tảng cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nói cách khác, chúng chính là cơ sở đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được vận hành đúng hướng, hoàn thiện hơn, và đặc biệt là tạo ra nhiều giá trị lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
- Nguyên tắc thứ nhất: Định hướng khách hàng
Nắm bắt nhu cầu và mong đợi của khách hàng; liên kết mục tiêu của tổ chức với nhu cầu và mong đợi của khách hàng; từ đó xác định các quá trình làm việc quan trọng liên quan đến năng lực cốt lõi và mang lại giá trị khách hàng.
- Nguyên tắc thứ hai: Lãnh đạo
Truyền đạt chiến lược, tầm nhìn, chính sách và quy trình của tổ chức trong nội bộ; khuyến khích cam kết chất lượng trong toàn bộ tổ chức; kết hợp thực hành quản lý quá trình hiệu quả trong chuỗi cung ứng tổng thể.
- Nguyên tắc thứ ba: Sự tham gia của mọi người
Chia sẻ, trao đổi giúp nhân viên hiểu rõ hơn vai trò, đóng góp của họ với doanh nghiệp; đảm bảo nhân viên được tham gia và đóng góp vào công việc; ghi nhận sự đóng góp và nỗ lực của nhân viên trong công ty; theo dõi, đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên để có sự điều chỉnh, cải tiến phù hợp.
- Nguyên tắc thứ tư: Tiếp cận theo quy trình
Xác định các yêu cầu chính của quá trình làm việc, kết hợp đầu vào từ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và cộng tác viên. Đồng thời thực hiện các quá trình làm việc và kiểm soát hoạt động thường nhật để đảm bảo dáp ứng các yêu cầu thiết kế, sử dụng các biện pháp đo lường hiệu suất phù hợp với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và cộng tác viên.
- Nguyên tắc thứ năm: Cải tiến
Thiết kế và đổi mới quá trình làm việc để đáp ứng tất cả các yêu cầu, kết hợp công nghệ mới, kiến thức tổ chức, thời gian chu kỳ, năng suất, kiểm soát chi phí và các yếu tố hiệu quả khác. Cải thiện các quá trình làm việc để đạt được hiệu suất tốt hơn, giảm sự thay đổi, cải thiện sản phẩm và dịch vụ, duy trì các quá trình theo nhu cầu và định hướng kinh doanh, chia sẻ các cải tiến với các đơn vị tổ chức, quá trình khác để thúc đẩy học tập và đổi mới tổ chức.
- Nguyên tắc thứ sáu: Quyết định dựa trên bằng chứng/sự kiện
Xác định, đo lường và giám sát các chỉ số chính chứng minh hoạt động của tổ chức; đảm bảo dữ liệu và thông tin đủ chính xác, đáng tin cậy và an toàn; phân tích và đánh giá dữ liệu, thông tin bằng các phương pháp phù hợp; đưa ra quyết định và thực hiện hành động dựa trên bằng chứng cân bằng với kinh nghiệm và trực giác.
- Nguyên tắc thứ bảy: Quản lý mối quan hệ
Xác định các bên quan tâm có liên quan và mối quan hệ của họ với tổ chức; thiết lập mối quan hệ cân bằng giữa lợi ích ngắn hạn với cân nhắc dài hạn; đo lường hiệu suất và cung cấp phản hồi về hiệu suất cho các bên quan tâm để nâng cao các sáng kiến cải tiến; thiết lập các hoạt động hợp tác phát triển và cải tiến với các nhà cung cấp, đối tác và các bên quan tâm khác.
2.3.Các nội dung về kiểm soát quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch
- Khái niệm về kiểm soát quy trình
Kiểm soát quy trình là hoạt động đảm bảo tuân thủ các yêu cầu và thực hiện hành động khắc phục khi cần thiết để khắc phục sự cố và duy trì kết quả hoạt động ổn định.
Hệ thống kiểm soát hiệu quả là hệ thống phải đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo đúng những phương pháp mà có thể đạt được như mục tiêu của tôt chức đề ra. Mọi quy chế và cơ chế mà doanh nghiệp đưa ra và xây dựng đều hướng đến một hệ thống kiểm soát chặt chẽ.
Các nguyên tắc kiểm soát quy trình:
- Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
- Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp. Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
- Việc kiểm soát phải khách quan. Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
- Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức. Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
- Việc kiểm soát phải tiết kiệm. Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
- Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động. Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa
- Các yếu tố của hệ thống kiểm soát
Mọi hệ thống kiểm soát chất lượng đều bao gồm 4 yếu tố:
(1) Một tiêu chuẩn hoặc mục tiêu
(2) Một phương tiện đo lường kết quả
(3) So sánh kết quả với tiêu chuẩn đề ra để cung cấp các phản hồi
(4) Khả năng sửa chữa cho phù hợp
- Nhận diện sự cố, sai hỏng
Lý do chính dẫn đến sự cố, sai hỏng
– Quên do thiếu sự nhắc lại hoặc hướng dẫn
– Hiểu lầm hoặc nhận dạng không chính xác vì không quen thuộc với quá trình hoặc quy trình, thủ tục.
– Thiếu kinh nghiệm
– Vắng mặt và không tập trung, đặc biệt là khi một quá trình được tự động hóa
Ngăn ngừa sự cố, sai hỏng xảy ra
– Đưa các lỗi tiềm ẩn ra khỏi quá trình. Điều này giúp loại bỏ bất kỳ khả năng xảy ra lỗi dẫn đến việc làm lại, phế phẩm hoặc lãng phí thời gian
– Xác định các khiếm khuyết, lỗi tiềm ẩn và dừng một quá trình trước khi chúng xảy ra: Dẫn tới khoảng thời gian không tạo ra giá trị gia tăng.
– Xác định sự cố, lỗi ngay sau khi chúng xảy ra và nhanh chóng sửa chữa quá trình: Dẫn tới việc phải thực hiện lại công việc và lãng phí nguyên vật liệu, tài nguyên.
3. Cải tiến quy trình
3.1.Một số khái niệm về cải tiến quy trình
Cải tiến quy trình là quá trình liên tục tiến về phía trước nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của quy trình, đây là hoạt động cần thiết và không thể thiếu trong tổ chức bởi:
- Mức độ hiệu suất có xu hướng giảm theo thời gian trừ khi có tác nhân tác động để duy trì nó. Có nghĩa là để duy trì các tiêu chuẩn hiện tại, cần phải có hoạt động bảo trì.
- Nếu một tổ chức không có hoạt động cải tiến thì sẽ giảm khả năng cạnh tranh. Ngay cả trong kịch bản các đối thủ cạnh tranh của họ đều không có hoạt động cải tiến thì luôn có những nhân tố mới sẵn sàng tham gia vào phân khúc thị trường.
- Khách hàng ngày càng khó tính và kỳ vọng cao. Nếu không có hoạt động liên tục cải tiến để đáp ứng những nhu cầu mới của khách hàng thì sẽ không duy trì được hoạt động kinh doanh.
3.2.Các công cụ để cải tiến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu tiểu ngạch
- Biểu đồ pareto
Biểu đồ Pareto là một dạng biểu đồ hình cột được sắp xếp từ cao xuống thấp. Mỗi cột đại diện cho một cá thể (một dạng trục trặc, nguyên nhân hỏng hóc…), chiều cao mỗi cột biểu thị mức đóng góp tương đồi của mỗi cá thể vào kết quả chung. Đường tần số tích lũy biểu thị sự đóng góp tích lũy của các cá thể.
Các bước xây dựng biểu đồ Pareto
– Bước 1: Xác định cách phân loại và thu thập dữ liệu
– Bước 2: Thu thập dữ liệu
– Bước 3: Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
– Bước 4: Tính tần số tích lũy
– Bước 5: Vẽ biểu đồ Pareto gồm:
Trục tung thứ nhất thể hiện giá trị tuyệt đối của cá thể
Trục tung thứ hai chỉ giá trị tương đối (%) của cá thể
Trục hoành thể hiện số lượng các cá thể
– Bước 6: Xác định khu vực có vấn đề và thứ tự ưu tiên để cải tiến chất lượng
- Biểu đồ nhân quả – xương cá
Biểu đồ nhân quả có tên gọi khác là biểu đồ Ishikawa, được sử dụng vào đầu những năm 1950, có mục đích để tìm ra nguyên nhân gây ra một kết quả hoặc một sự việc nào đó. Biểu đồ nhân quả có tác dụng tìm ra nguyên nhân dẫn đến kết quả/ vấn đề, giúp người ta hiểu rõ hơn toàn bộ quá trình. Biểu đồ có thể giúp khích lệ những người trong nhóm tham gia đóng góp quan điểm của bản thân, giúp gia tăng hiệu quả của việc làm việc nhóm, theo một lối tư duy mạch lạc. Ngoài ra, biểu đồ còn giúp lập danh sách và tổng hợp lại nguyên nhân gây ra 1 vấn đề, mặc dù chúng chưa thể đưa ra phương pháp giải quyết được vấn đề. Biểu đồ xương cá bao gồm các nhóm nguyên nhân chính, đó là: con người (Man), thiết bị (Machines), đo lường (Measurement), phương pháp (Methods), nguyên vật liệu (Materials),
môi trường (Environment), thông tin (Information). Trong mỗi nhóm nguyên nhân chính xác định các nguyên nhân nhánh.
- Biểu đồ phân tán
Biểu đồ phân tán là cách biểu diễn bằng đồ thị để nghiên cứu mối quan hệ giữa hai bộ số liệu liên hệ xảy ra theo cặp.
Tác dụng
– Kết hợp với biểu đồ nhân quả để xác minh nguyên nhân đích thực của vấn đề.
– Kết hợp với biểu đồ Pareto để xác định thứ tự ưu tiên hướng giải quyết các vấn đề. Mối tương quan thuận (nghịch) mạnh hay yếu, cho phép chúng ta sắp xếp các nguyên nhân theo thứ tự hậu quả của chúng.
Các bước xây dựng biểu đồ phân tán
– Thu thập từ 20 đến 25 số liệu cho mỗi đặc tính, lập bảng tổng hợp so sánh các dữ liệu, tìm ra dữ liệu đặc trưng của mỗi đặc tính.
– Vẽ hai trục của đồ thị.
– Biểu diễn các số liệu đặc trưng lên đồ thị.
– Nhận xét, giải thích đồ thị.
Trên đây là toàn bộ bài viết Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Tiểu Ngạch hoàn toàn xuất sắc mà mình đã liệt kê và đồng thời triển khai đến cho các bạn cùng xem và theo dõi. Nếu như nguồn tài liệu trên đây chưa đủ đáp ứng nhu cầu của bạn thì đừng quên là hiện tại bên mình có nhận viết thuê báo cáo với đa dạng các đề tài phổ biến nhất hiện nay,bạn đang lo lắng về việc phải hoàn thành bài báo cáo nhưng bạn chưa có thời gian, đừng lo lắng tất cả mọi vấn đề của bạn sẽ được giải quyết trong tích tắc chỉ cần bạn liên hệ ngay đến dịch vụ nhận viết báo cáo thực tập của chúng tôi qua zalo/telegram : 0934.573.149 để được tư vấn báo giá làm bài báo cáo và hỗ trợ lựa chọn ngay cho các bạn một đề tài phù hợp với chuyên ngành bạn đang học nhé.
DOWNLOAD MIỄN PHÍ