Download miễn phí mẫu cơ sở lý luận: Cơ sở lý luận về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp dành cho các bạn sinh viên ngành Quản trị kinh doanh đang làm báo cáo tốt nghiệp, mẫu Cơ sở lý luận về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được kham khảo từ báo cáo tốt nghiệp đạt điểm cao hy vọng giúp cho các bạn khóa sau có thêm tài liệu hay để làm bài báo cáo thực tập của mình
Các bạn sinh viên đang gặp khó khăn trong quá trình làm báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp, nếu cần sự hỗ trợ dịch vụ viết bài trọn gói, chất lượng các bạn liên hệ qua SDT/Zalo :0973287149
1.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dân càng đặt ra cấp thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế – xã hội. Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phải xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó. Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là cần thiết.
1.1.1. Tổ chức
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung .
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại, nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau:
– Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại.
– Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích – các kế hoạch. Thiếu kế hoạch thì không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệu quả.
– Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, thông tin … từ các nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà Nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ.
– Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hay tổ chức khác, nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.
1.1.3. Quản lý
Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử. Cho đến nay đã có rất nhiều học thuyết khác nhau về quản lý. Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ như Aristot, Platon; có học thuyết của trường phái cổ điển như A. Smith, D. Ricardo; học thuyết về lao động của C.Mac. Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phương tiện tối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sự khác nhau về ý thức chính trị”. Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trong công nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol.
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hợp tác lao động. C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại. Ông viết: “bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo để điều hoà hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đó phải làm chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất. Với những vận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở. Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêng của nó …”. Như vậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữa những người lao động riêng biệt. Nếu chức năng này không được thực hiện thì quá trình hợp lý của lao động hợp tác không thể tiến hành được. Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó. Nó có mỗi quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ chế độ xã hội đó.
Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan điểm quản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.
– Theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp, điều hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng những công cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh, thông tin kinh tế … để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu:
+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm.
+ Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.
+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước.
– Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đến một mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động.
Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuất của các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phục vụ cho sự phát triển.
Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có hướng, có tổ chức, có mục đích của con người đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân (trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó. Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống.
– Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật…. để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Xem Thêm ==> Viết chuyên đề thực tập giá rẻ
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý – mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
Qua đó, ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất, đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp.
Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấu thành tổ chức đó.
1.1.4. Bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồm các phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
– Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
– Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
– Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy.
Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định.
Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa, không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý. Do vậy phải đặt các bộ phận này trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với nhau.
1.1.5. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý.
1.1.5.1. Lao động quản lý:
Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau.
1.1.5.2. Phân loại lao động quản lý:
Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:
Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp.
Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình.
Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó, cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý – đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng.
1.1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.6.1. Các khái niệm:
– Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức.
– Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh. Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong sản xuất. Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sản xuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh phát triển.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
– Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
– Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành của các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các khâu, các cấp đảm bảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý. Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất.
Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá sản xuất ngày càng cao, nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Như vậy, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như vấn đề trọng tâm của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.6.2. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:
– Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới va đạt được. Mục tiêu của bộ máy quản lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
– Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
– Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng.
– Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý.
1.1.7. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
– Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn (khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh.
– Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được nguyên tắc này.
– Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường.
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết.
– Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo.
* Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau. Do đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau không nhất thiết phải giống nhau. Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các điểm sau:
– Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quản lý doanh nghiệp mới.
– Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất.
– Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tương xứng với nhau.
– Cần phải có sự mềm dẻo về tổ chức.
– Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối.
– Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu.
– Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
1.1.8. Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Xem Thêm ==> 999+ chuyên đề tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh
Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đáp ứng những yêu cầu sau:
– Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp lý:
+ Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào.
+ Không chồng chéo, không bỏ sót.
+ Số cấp quản lý ít nhất.
Đáp ứng được yêu cầu này cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính năng động cao, luôn đi sát phục vụ sản xuất.
– Tính linh hoạt: Trong cơ chế mới hiện nay, khi nhu cầu thị trường luôn biến động. Nếu doanh nghiệp nào không chuyển mình kịp để đáp ứng nhu cầu thị trường thì doanh nghiệp đó dễ bị thất bại. Do vậy, đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động linh hoạt thay đổi để thích nghi với bất cứ tình huống nào xảy ra trong cũng như ngoài doanh nghiệp. Nghĩa là khi nhiệm vụ của doanh nghiệp thay đổi thì bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với sự thay đổi đó.
– Tính tin cậy: Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lưu động được có tính tin cậy trong quản lý. Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng trong kinh doanh.
– Tính kinh tế: Trong cơ chế mới, các doanh nghiệp hạch toán độc lập. Do vậy, để tồn tại thì doanh nghiệp làm ăn phải có lãi. Một trong những biện pháp nhằm góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy sao cho hợp lý nhất. Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất.
– Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.2. Những nhân tố ảnh hưởng đến việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý của doanh nghiệp. Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổ chức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian, thời gian theo một hình thức kết cấu nhất định xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: môi trường kinh doanh và thị trường; quy mô của doanh nghiệp; địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chế tạo sản phẩm; tính chất và đặc điểm sản xuất … nhưng ta có thể quy chúng thành ba nhóm nhân tố sau:
– Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm này bao gồm:
+ Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
+ Tính chất và đặc điểm sản phẩm.
Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hưởng đến thành phần, nội dung những chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
– Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:
+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
+ Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý.
+ Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý.
+ Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.
+ Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của cấp dưới.
+ Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý.
+ Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra và phấn đấu đạt được.
– Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nước:
+ Kế hoạch, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước.
+ Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nước đối với doanh nghiệp.
+ Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, các Nghị định, Thông tư dưới luật.
Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng của hàng loạt các yếu tố. Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các doanh nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnh hưởng nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh.
– Ngoài ra, ta cũng có thể phân thành hai nhóm chính là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan
+ Những yếu tố khách quan .
Những yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không thể thay đổi cũng như dự đoán và kiểm soát được nó. Các yếu tố này gồm:
Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó.
Khối lượng công việc được giao.
Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động.
Địa bàn hoạt động của tổ chức.
Môi trường hoạt động của tổ chức.
Tuy là bất biến nhưng tổ chức hoàn toàn có thể tự thay đổi cho phù hợp với những yếu tố này, khi đó tổ chức sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằm phát huy tối đa hiệu quả.
+ Những yếu tố chủ quan.
Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình. Các yếu tố này gồm:
Trình độ của người lao động quản lý.
Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ.
Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức.
Quan hệ bên trong tổ chức.
Mục tiêu, phương hướng của tổ chức.
* Vậy, chúng ta phải phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
– Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
– Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
– Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng. Do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
– Công nghệ:
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp.
– Môi trường kinh doanh.
Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường. Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý. Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ. Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau.
– Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của cán bộ quản lý.
Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý.
– Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn. Do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn.
1.3. Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau.
1.3.1. Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.
* Nguyên lý xây dựng cơ cấu :
– Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,
– Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
– Công việc được tiến hành theo tuyến
* Đặc điểm :
Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi.
– Ưu điểm :
+ Mệnh lệnh được thi hành nhanh.
+ Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng
+ Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp
+ Bộ máy gọn nhẹ.
– Nhược điểm:
+ Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện.
+ Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc.
Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản.
Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác.
1.3.2. Mô hình cơ cấu theo chức năng.
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định..
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới.
Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo.
Xem Thêm ==> Phân Tích Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Tại Công Ty TNHH TM DV
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
1.3.3. Cơ cấu trực tuyến chức năng.
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
* Điều kiện áp dụng :
Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia. Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh nghiệp.
* Đặc điểm :
+ Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyết định cho các bộ phận, đơn vị sản xuất.
+ Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng.
– Ưu điểm:
+ Thực hiện được chế độ một thủ trưởng.
+ Tận dụng được các chuyên gia
+ Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng
– Nhược điểm:
+ Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không được tổ chức hợp lý.
+ Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều. Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay.
1.3.4. Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận.
* Đặc điểm: Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, các phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó.
– Ưu điểm:
+ Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau.
+ Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.
– Nhược điểm :
+ Hay xảy ra mâu thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao.
+ Cơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn.
F: Các phòng chức năng
O: Các sản phẩm, dự án, các công trình.
1.3.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
Mô hình này thường được cấu tạo bởi: 01 giám đốc, 02 phó giám đốc, 07 phòng ban chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ:
– Phòng kinh doanh: Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật tư, xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm.
– Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất
– Phòng kế hoạch – tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê, hạch toán kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương.
– Phòng nội chính: Tuyển dụng, sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống, y tế.
– Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu được giao. Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
Trên đây là mẫu cơ sở lý luận: Cơ sở lý luận về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp được chia sẻ miễn phí các bạn có thể bấm vào nút tải dưới đây. Tài liệu trên đây có thể chưa đáp ứng được nhu cầu các bạn sinh viên, nếu các bạn có nhu cầu viết bài theo đề tài của mình có thể liên hệ dịch vụ báo cáo thực tập để được hỗ trợ qua SDT/Zalo :0973287149
